Kako napisati biznis plan

U planovima koje pripremamo držimo se istog redoslijeda: prvo djelatnost i tržište, finansijska projekcija poslije tržišne analize, a sažetak na kraju.

Postupak niže prati redoslijed kojim plan nastaje u našoj praksi, korak po korak, bez obzira pišete li ga za javni poziv, program samozapošljavanja ili kreditni zahtjev. Isti postupak koristimo i kada dokument u obrascu institucije nosi naziv poslovni plan umjesto biznis plan.

1. Odredite kome i za šta pišete plan

Prije prvog reda odlučite je li plan za javni poziv, program samozapošljavanja ili kreditni zahtjev, jer to određuje koji obrazac ćete slijediti i koliko duboko ćete razraditi svako poglavlje. Redoslijed poglavlja i šta svako od njih treba sadržavati, uključujući primjere po djelatnostima, objašnjavamo u glavnom vodiču o biznis planu. Ako plan pišete za program samozapošljavanja, postupak pisanja je u osnovi isti kao za svaki drugi biznis plan, uz dodatnu računicu plate i doprinosa vlasnika, koju ugrađujete u koraku 5. Ako ste zatečeni obrascem koji traži nešto što ovaj postupak ne pokriva, to je znak da obrazac ima svoju posebnost: pročitajte ga cijelog prije nego počnete pisati, ne tek do polovine. Institucija koja plan čita mijenja se s namjenom: kod javnog poziva plan čita komisija koja prijave ocjenjuje po kriterijima iz teksta poziva, kod kredita kreditni referent koji procjenjuje mogu li se rate vraćati iz poslovanja. Ta razlika ne mijenja redoslijed pisanja, ali mijenja na šta stavljate naglasak u pojedinim poglavljima.

2. Pripremite podatke prije nego počnete pisati

Šifra djelatnosti, cijene konkurencije, predračuni za opremu: bez ovih podataka pisanje staje na pola, jer svako poglavlje traži broj koji još nemate, a traženje podatka usred pisanja prekida tok i troši više vremena nego što bi trebalo. Šifru djelatnosti prepišite iz rješenja o registraciji, ne po sjećanju; jedna pogrešna cifra ovdje kasnije mijenja usklađenost cijelog plana s uvjetima poziva. Cijene konkurencije provjerite na licu mjesta ili kod dobavljača. Predračune za opremu zatražite unaprijed, jer dobavljači često trebaju nekoliko dana da ih pripreme, a rok za predaju plana taj period rijetko uzima u obzir. Napravite kratak spisak svega što Vam treba prije nego što otvorite prazan dokument: šifra djelatnosti, cijene konkurencije, predračuni, podaci o prostoru i eventualnim zaposlenima. Uz podatke pribavite i sam obrazac institucije i pročitajte ga prije nego otvorite prazan dokument: on određuje rubrike u koje sve ovo ide. Kad je spisak popunjen, pisanje ide brzo; dok je prazan, svaka rečenica staje na istom mjestu. Isti spisak vrijedi i kad plan pišete drugi put, za novi poziv ili novu godinu: dio podataka ostaje isti, a mijenjaju se uglavnom cijene i rokovi.

3. Prvo opišite djelatnost i tržište, ne finansije

Krenite od onoga što posao radi i kome prodaje; brojke dolaze kasnije, kada imate na čemu ih zasnovati. Opišite djelatnost jednom rečenicom koju bi razumio i neko ko posao ne poznaje, a zatim istražite lokalno tržište: ko su konkurenti, po kojim cijenama stvarno posluju i koliki je obim potražnje u Vašem mjestu ili regiji. Podatak koji sami provjerite na terenu vrijedi više od općih trendova pronađenih na internetu. Provjerite cijene konkurencije, radno vrijeme i gužvu u različita doba dana: taj podatak opisuje baš Vaše tržište, ne tržište uopćeno. Isto vrijedi bez obzira zove li se dokument u obrascu biznis plan ili poslovni plan; u oba slučaja pišete isti dokument, ali sadržaj uvijek provjerite po rubrikama konkretnog obrasca. Ovaj korak zatvorite tek kad možete jednim pasusom opisati ko Vam je tipičan kupac; ako odgovor i dalje glasi „svako kome ovo treba“, tržišna analiza nije gotova. Ako firma već posluje, ovdje dodajte i kratku historiju dosadašnjeg rada: koliko dugo postojite, šta ste do sada prodali i kako se posao razvijao. Novi posao tu historiju nema, pa umjesto nje opišite zašto ste sigurni da tržište postoji i na osnovu čega ste to zaključili.

4. Razradite marketing i operativni plan

Marketing (kako dolazite do kupaca) i operativni plan (kako posao radi iz dana u dan) dolaze prije brojki: finansijska projekcija bez ovog konteksta je samo pretpostavka. Opišite kanal prodaje, prostor, opremu i dobavljače onako kako će stvarno raditi, ne kako zvuči najbolje na papiru; ako posao zavisi od jednog dobavljača ili jednog većeg kupca, ovdje je mjesto da napišete i šta radite ako on otpadne. Ovdje se prirodno uklapa i kratka SWOT analiza (snage, slabosti, prilike i prijetnje), ako je obrazac traži; napišite i realnu slabost uz plan rješavanja. Operativni dio zatvorite jasnim razdvajanjem onoga što već imate od onoga što tek nabavljate iz traženih sredstava, jer obrasci to razdvajanje traže izričito, odvojenim rubrikama za ono što već posjedujete i ono što tek nabavljate. U operativni dio spadaju i dozvole za rad i planirani broj zaposlenih; ako program boduje otvaranje novih radnih mjesta, ovdje se ta brojka prvi put pojavljuje i mora se kasnije poklapati s brojkom u finansijskoj projekciji.

5. Finansijsku projekciju zasnujte na tržišnoj analizi, nikad obrnuto

Brojke u projekciji moraju imati pokriće u onome što ste utvrdili o tržištu u koraku 3, a ne obrnuto. Prema našem iskustvu u pripremi prijava, projekcija napisana prije tržišne analize se prepoznaje: prihodi rastu ravnomjerno iz mjeseca u mjesec, bez sezone i bez konkurencije. Krenite od realnog obima prodaje koji ste utvrdili u tržišnoj analizi, pa iz njega izvedite prihode, troškove i tok novca po mjesecima. Uz osnovnu računicu pripremite i opreznu varijantu, s manjim prometom; jedan jedini optimistični scenarij rijetko koga uvjeri, a dvije varijante pokazuju da ste razmislili i o slabijem toku posla. Ako plan pišete za program samozapošljavanja, ovdje ugrađujete i računicu plate i doprinosa vlasnika kao redovan trošak, ne kao stavku koja se doda naknadno. Projekciju pravite za period i dinamiku koje obrazac traži: neki obrasci traže prosječan mjesečni promet i godišnji zbir, drugi razradu po mjesecima. Ako obrazac to ne propisuje, prvu godinu prikažite po mjesecima, a naredne po kvartalima ili godišnje.

6. Uskladite tekst s obrascem institucije kojoj predajete

Obrazac ste pročitali još u koraku 2; sada ga pročitajte drugi put, s napisanim tekstom pred sobom, i označite rubrike za koje još nemate podatak. Redoslijed poglavlja u Vašem tekstu neka prati redoslijed rubrika u obrascu, ne obrnuto, jer čitalac obrazac poznaje bolje od Vašeg teksta, a plan pisan po vlastitom redoslijedu ga tjera da traži odgovore po cijelom dokumentu. Ovaj korak je proces usklađivanja, ne prepisivanje: sadržaj koji ste već napisali u koracima 1 do 5 samo raspoređujete u rubrike koje obrazac traži, umjesto da pišete iznova. Koji obrazac Vas čeka za konkretnu instituciju, objašnjavamo u pregledu zvaničnih obrazaca. Ako obrazac uz tekstualni dio traži i posebne tabele ili priloge, popunite ih tek nakon što je tekstualni dio gotov, jer brojke u tabelama moraju odgovarati onome što ste napisali.

7. Sažetak pišite posljednji

Kad su sve brojke poznate, sažetak se piše brzo; prije toga se stalno mijenja s ostatkom teksta i oduzima dane. Sažetak treba u pola stranice reći šta radite, koliko tražite i šta računica pokazuje, tako da ga razumije i neko ko Vaš posao ne poznaje. Dobar test: pročitajte sažetak naglas nekome ko posao ne poznaje; ako nakon pola minute ne zna reći šta radite i koliko tražite, sažetak nije gotov. Sažetak ne smije obećati više nego što finansijska projekcija pokazuje, pa provjerite da svaka rečenica u njemu ima pokriće dalje u tekstu. Izbjegavajte da sažetak samo najavljuje poglavlja koja slijede; on treba sam za sebe nositi odgovor, ne uputstvo za dalje čitanje.

8. Provjerite plan prije predaje

Kratka provjera prije nego pošaljete plan: slažu li se brojke iz priloga s tekstom, prati li redoslijed poglavlja obrazac institucije i je li sažetak razumljiv nekome ko posao ne poznaje. Dobar biznis plan, odnosno poslovni plan, na ovom koraku nema nijednu praznu rubriku obrasca: prije predaje provjerite u samom pozivu šta piše o nepotpunim prijavama i je li dopuna nakon roka uopće predviđena. Provjerite i da svaka veća brojka iz projekcije ima pokriće u prilogu; predračun od dobavljača djeluje uvjerljivije od procjene napamet. Na kraju uporedite plan s onim što ste napisali u koraku 1: odgovara li i dalje instituciji i namjeni za koju ste ga pisali, ili se u međuvremenu nešto promijenilo. Ako plan predajete elektronski, provjerite i da su svi prilozi u traženom formatu i da nijedan fajl nije prevelik za sistem prijave; tehnički propust na kraju poništava sav rad uložen u prethodnih sedam koraka.

Ovih osam koraka pokriva cijeli postupak, od prve odluke o namjeni plana do posljednje provjere prije predaje. Postupak koristimo bez obzira koliko puta se plan piše i za koju instituciju: mijenja se dubina pojedinih poglavlja, ali ne i korak kojim počinjete niti korak kojim završavate.

U planovima koje smo pregledali slabosti se ponavljaju na istim mjestima: projekcija bez pokrića u tržišnoj analizi, tekst koji ne prati obrazac institucije i nejasno opisan ciljni kupac.

Ove greške viđamo bez obzira na djelatnost i bez obzira predaje li se plan za javni poziv, samozapošljavanje ili kredit, jer sve tri dolaze iz istog uzroka: koraci u postupku su pisani obrnutim redoslijedom ili preskočeni.

Finansijska projekcija bez pokrića u tržišnoj analizi. Prva greška: brojke u projekciji ne dolaze iz onoga što je autor plana stvarno saznao o tržištu (korak 3), nego iz procjene napamet ili kopiranog primjera. Prepoznaje se lako, prihodi rastu ravnomjerno iz mjeseca u mjesec, bez sezone, bez konkurencije i bez ijednog lošijeg mjeseca. Kod novog posla bez historije prodaje to je posebno vidljivo, jer taj posao nema ranije brojke kojima bi projekciju potkrijepio. Popravka je jednostavna, ali zahtijeva red: prvo istražite tržište, pa tek onda pišite projekciju (korak 5), nikad obrnuto. Dodatna, blaža varijanta iste greške: projekcija koja postoji, ali nema drugu, opreznu verziju uz sebe, pa čitalac nema na čemu porediti koliko je osnovna procjena realna.

Plan koji ne prati obrazac institucije. Druga greška: tekst je napisan kao opći biznis plan, pa se pred rok prepakuje u obrazac institucije umjesto da je od početka pisan po njemu (koraci 2 i 6). Rezultat je plan u kojem redoslijed poglavlja ne odgovara redoslijedu rubrika, pa čitalac mora sam tražiti odgovore po tekstu, umjesto da ih nalazi tamo gdje ih obrazac najavljuje. Ova greška se javlja kada se plan piše prije nego što je obrazac uopće pronađen ili pročitan. Obrazac čitajte prije nego počnete pisati, ne poslije. Prepoznaje se i po drugom znaku: poglavlja u tekstu nose druge nazive od rubrika u obrascu, pa čitalac mora sam pogađati koje poglavlje odgovara kojoj rubrici.

Nejasno definisan ciljni segment kupaca. Treća greška: opis kupaca glasi „svi“, „svako kome treba naša usluga“ ili slično, umjesto konkretne grupe s jasnom potrebom i lokacijom. Plan koji cilja na sve teško koga uvjeri, jer čitalac ne može provjeriti računicu bez konkretnog kupca iza nje, a bez konkretnog kupca ni tržišna analiza iz koraka 3 nema na čemu stajati. Jedna konkretna rečenica o tome ko je Vaš tipičan kupac, gdje živi, šta traži i zašto bira baš Vas, vrijedi više od pasusa uopćenih fraza o kvalitetu i posvećenosti.

Izostavljen proračun za samozapošljavanje. Četvrta greška, tipična za planove za program samozapošljavanja: proračun ne pokazuje kako plata i doprinosi vlasnika staju u projekciju prihoda i troškova, nego se ta stavka izostavi ili prikaže simbolično. Pojedini obrasci tu stavku traže izričito, kao zasebnu stavku troškova rada u procjeni troškova poslovanja, jer upravo ona pokazuje je li posao održiv za onoga ko ga pokreće. Greška djeluje kao tehnički detalj, a mijenja rezultat projekcije za prvu godinu.

Sve ove greške imaju nešto zajedničko: ne otkriva ih pravopis ni forma, nego red kojim je plan pisan. Zato ih je lakše spriječiti nego popraviti, i zato ovaj vodič postupak namjerno vodi u koracima, a ne kao slobodan opis onoga što biznis plan treba sadržavati.

Sve ovo možete provjeriti i sami, ali kada rok pritiska, izrada biznis plana po obrascu institucije ide brže uz nekoga ko to radi svakodnevno.

Ove greške smanjuju kvalitet plana, ne garantuju odbijanje ni odobrenje prijave.

• Biznis plan: struktura, obrasci i primjeri
• Izrada biznis plana: profesionalna usluga